NOTĂ DE INFORMARE privind prelucrarea datelor cu caracter personal aparținând reprezentanţilor partenerilor contractuali persoane juridice
Societatea Asian Vehicles Trading S.R.L. (fostă M Car Trading S.R.L.) cu sediul în Bucureşti, Sos. Bulevardul Expozitiei, nr. 2 , sector 1, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/8294/2003, având CUI RO 15525610, denumită în continuare „Societatea” sau „AVT”, vă transmitem această Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul negocierii unui contract între entitatea persoană juridică pe care o reprezentanți și AVT, pentru semnarea contractului și/sau, ulterior, ca urmare a interacţiunii profesionale între entitatea persoană juridică pe care o reprezentați și AVT în scopul executării contractului încheiat, conform dispozițiilor art. 13, respectiv art. 14, din Regulamentul General privind Protecția Datelor („RGPD”).
Pentru informații suplimentare cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, responsabilul nostru cu protecţia datelor poate fi contactat astfel:
ITH Management Office SRL
· poştă, la adresa: Şoseaua Nordului nr. 24-26, Sector 1, Bucureşti Birou B1, Sector 1, România
· E-mail la adresa: dataprotection@mitsubishi-motors.ro;
· telefon la: 0040214312149.
Societatea primeşte aceste date direct de la dumneavoastră sau de la entitatea al cărei reprezentant legal, convențional sau desemnat (inclusiv angajat) sunteți în contextul interacțiunilor prin corespondenţă şi/sau a celor precontractuale şi/sau contractuale pe care AVT le stabilește cu entitatea persoană juridică al cărui reprezentant legal, convențional sau desemnat (inclusiv angajat) sunteți. În situația prelucrării datelor cu caracter personal prin sistemele noastre de supraveghere video, datele sunt colectate prin observare conform celor prezentate în cele ce urmează.
Această Notă de informare detaliază când şi de ce, noi, AVT, în calitate de operator, vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum le folosim, condiţiile în care le putem divulga altora, cum le stocăm în condiţii de siguranţă, care sunt drepturile dumneavoastră în calitate de persoane vizate şi modul în care puteţi să vă exercitaţi aceste drepturi.
- Scopurile şi temeiurile în baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră
1. Pentru toate persoanele vizate de această informare: AVT prelucrează datele cu caracter personal, respectiv numele, prenumele, adresa de email, semnătura, numărul de telefon, funcţia în cadrul entității angajatoare, în vederea negocierii oricărui contract sau a unui act juridic. Negocierea constituie o etapă prealabilă semnării contractului/actului juridic, iar datele dumneavoastră sunt prelucrate exclusiv în scopul negocierii, realizării comunicării aferente negocierii, solicitării de informații suplimentare, comunicării opiniilor/punctelor de vedere, transmiterii cererilor de ofertă, a transmiterii ofertelor, în scopul negocierii preţurilor şi a clauzelor contractului/angajamentului, precum și pentru purtarea oricărei corespondenţe comerciale şi juridice prealabilă încheierii unui contract sau act juridic între AVT și dvs sau entitatea pe care o reprezentați. De asemenea, putem prelucra aceste date și pentru încheierea și executarea contractului sau a oricărui alt act juridic. Temeiul legal al prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal constă în interesul legitim urmărit de noi de a încheia un contract sau un act juridic necesar în activitatea curentă, conform art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.
Perioada de păstrare a acestor documente este de 3 ani de la data finalizării negocierilor care nu au dus la semnarea unui contract/act juridic.
În situaţia în care negocierile sunt urmate de semnarea unui contract/act juridic, perioada de păstrare a datelor înscrise pe orice document care face parte din documentele contractului reprezintă document justificativ care stă la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară şi se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii ultimului exerciţiu financiar în cursul căruia au fost întocmite ultimele situaţii financiare în care se reflectă executarea contractului/actului juridic, astfel: o perioadă de 5 ani pentru respectarea obligaţiei legale de păstrare conform art. 25 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările ulterioare, la care adăugăm încă o perioadă de 5 ani în considerarea art. 28, alin. (21 ( indice 1))din acelaşi act normativ, în interesul legitim al entităţii de a păstra dovada înregistrărilor contabile care au stat la baza datelor din bilanţ şi contul rezultatului exerciţiului financiar, dar şi pentru analiza gestionării arhivelor.
În cazul colaborărilor care nu presupun operațiuni contabile, datele cu caracter personal sunt păstrate pentru o perioadă de 3 ani de la data încetării colaborării.
2. În cazul în care acționați în calitate de reprezentant legal al entităţilor juridice cu care intenționăm să stabilim sau am stabilit o relație contractuală/colaborare (ex: director, administrator, preşedinte al consiliului de administraţie, preşedinte al comitetului director, conducătorii instituţiilor şi autorităţilor etc.), prelucram datele cu caracter personal, respectiv numele, prenumele, funcția deținută în cadrul entităţii pe care o reprezențați și semnătura, în scopul semnării contractului şi/sau oricărui act, încheierii oricărui document cu entitatea pe care o reprezentați şi/sau primirii / transmiterii oricărui document de la / către entitatea pe care o reprezentați. Temeiul legal al prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal este interesul nostru legitim de a ne desfăşura activitatea, de a încheia actele juridice și de a desfășura relații contractuale şi de afaceri cu partenerii noștri în activitatea curentă, conform art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.
Perioada de păstrare a actelor producătoare de efecte juridice, a contractelor şi a oricăror date înscrise pe orice document care face parte din documentele contractului reprezintă document justificativ care stă la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară şi se păstrează în arhivă timp de 10 ani de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii ultimului exerciţiu financiar în care au fost întocmite ultimele situaţii financiare în care se reflectă executarea contractului/actului juridic, astfel: o perioadă de 5 ani pentru respectarea obligaţiei legale de păstrare conform art. 25 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările ulterioare, la care adăugăm încă o perioadă de 5 ani în considerarea art. 28, alin. (21 ( indice 1)) din acelaşi act normativ, în interesul legitim al entităţii de a păstra dovada înregistrărilor contabile care au stat la baza datelor din bilanţ şi contul rezultatului exerciţiului financiar şi pentru analiza gestionării arhivelor.
Documentele financiar-contabile (contractele, facturile, documentele care stat la baza înregistrărilor contabile, etc) care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani vor fi păstrate pentru încă o perioadă de 10 ani de la data la care a expirat durata de viață utilă a acestora: o perioadă de 5 ani pentru respectarea obligaţiei legale de păstrare conform art. 25 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările ulterioare, Ordinul MFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, modificat prin Ordinul MF nr. 1447/2023, plus o perioadă de 5 ani justificată de interesul legitim al Societăţii, conform art. 6, alin. (1), lit f) din RGPD, în scopul analizei gestionării arhivelor.
În cazul colaborărilor care nu presupun operațiuni contabile, datele cu caracter personal sunt păstrate pentru o perioadă de 3 ani de la data încetării colaborării.
3. În cazul în care, vizitați una dintre locațiile noastre (sediu sau locații secundare), vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal (respectiv, datele dumneavoastră de identificare: numele, prenumele, calitatea de reprezentant, seria şi numărul actului de identitate, precum imaginea dumneavoastră și date privind locația fizică) în scopul asigurării pazei şi protecţiei spaţiilor în care ne desfăşurăm activitatea, dar și a bunurilor, valorilor și persoanelor din aceste spații. Vă prelucrăm aceste date prin completarea registrului de acces vizitatori și prin utilizarea sistemului de supraveghere video. Prelucrarea se face atât în vederea (i) îndeplinirii obligaţiei noastre legale de asigurare a pazei obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecției persoanelor conform planului de pază aprobat de autoritățile competente potrivit dispozițiilor art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD (această obligaţie prevăzută de Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor şi valorilor şi protecţia persoanelor, modificată şi completată, HG 301/2012 de aprobare a Normelor metodologice de punere în aplicare), cât şi pentru (ii) satisfacerea interesului nostru legitim de a proteja spaţiile de lucru şi de activitate conform art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD. Această prelucrare este posibil să fie realizată în numele nostru de o persoană împuternicită, în baza unui contract privind serviciile de pază şi protecţie şi cu care avem semnate acorduri specifice în materia protecției datelor cu caracter personal.
Durata de stocare a imaginilor captate de camerele de supraveghere este de 30 de zile, iar ştergerea se realizează prin suprascriere. În cazul registrului de acces al vizitatorilor, datele conţinute de aceste registre vor fi păstrate pentru o perioadă de 2 ani de Societate sau de persoana împuternicită de noi, conform art. 10, alin. (2) din Normele Metodologice din 2012 de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare.
4. În scopul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului, vom parcurge procedura de cunoaștere a clientelei (KYC - Know Your Customer - şi AML – Anti Money Laundering), temeiul legal al prelucrării fiind reprezentat de art. 6, alin. (1), lit. c) din GDPR, respectiv art. 9 alin. (1) lit. g) din GDPR, prelucrarea fiind efectuată exclusiv pentru a respecta obligațiile impuse de Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, acolo unde este cazul. Vă vom solicita informațiile relevante conform obligațiilor impuse de această lege și vom efectua verificări pe baza acestora, inclusiv prin consultarea informațiilor disponibile în spațiul public (spre exemplu, nelimitat la acestea: Registrul Comerțului, Portalul instanţelor de judecată, Buletinul Procedurilor de Insolvenţă, Platforme UE şi ONU privind sancţiunile internaţionale, Agenţia Naţională de Integritate, internet, burse de valori internaţionale, etc.), urmând să stabilim factorii de risc asociați și gradul de risc rezultat în urma verificărilor.
Astfel, în funcție de necesitate, putem prelucra următoarele date:
a) date de identificare (inclusiv copiile actelor de identitate): nume, prenume, pseudonim, data și locul nașterii, domiciliul, CNP-ul şi orice alt identificator unic la nivel naţional, cetățenia, rezidenţa, imaginea din actul de identitate, data emiterii actului şi data expirării actului de identitate, naționalitatea, semnătura olografă şi electronică;
b) date privind identificarea electronică: opţiunile de consimţământ electronic, adresele de protocol de internet (IP), identificatorul de publicitate al telefonului dvs, jurnalele serverelor HTTP;
c) date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail, adresa de domiciliu, de reședință, de corespondență, adresa web/pagină de internet, blog, adrese disponibile pentru corespondenţă în profiluri şi conturi existente în platforme social-media (Meta, LinkedIn, YouTube, altele);
d) date financiare: contracte încheiate, valoarea şi moneda contractului, conturi bancare, scrisori de garanţie oferite/primite, incidente legate de plăţile cumulate legate de aceeaşi tranzacţie, averea/bunurile deţinute, sursa fondurilor / sursa averii/bunurilor, documente justificative şi evidenţe ale tranzacţiilor constând în fişe de cont sau corespondenţă comercială, necesare pentru identificarea tranzacţiilor, inclusiv rezultatele oricărei analize efectuate în legătură cu persoana, de exemplu solicitările pentru a stabili istoricul şi scopul tranzacţiilor, care, prin asocierea cu alte date cu caracter personal pot conduce la identificarea persoanei şi pot constitui astfel date cu caracter personal;
e) date cu privire la profesie şi activitățile profesionale: ocupația, funcţia, calificarea, numele angajatorului sau natura activității private proprii, funcția publică, datele existente în CV-uri, adrese de corespondenţă profesională, imagini fotografice sau video aflate în CV-uri, pe website-urile angajatorilor sau ale companiilor deţinute;
f) date privind integritatea: calitatea de asociat/acționar/reprezentant al unei entităţi juridice, cota de participație, încadrarea în categoria persoanelor expuse public sau deținerea calității de membru de familie/apropiat/înrudit spiritual al/cu unei/o persoane/ă expuse/ă public, calitatea de beneficiar real;
g) date referitoare la risc: condamnări penale şi infracţiuni, restanţe la plată aflate în spaţiul public şi în relaţia cu operatorul, factori de risc asociați persoanei, gradul de risc determinat;
h) date privind membrii de familie, înrudire spirituală şi asociere: date de identificare a membrilor de familie (conform detalierii de la lit. a) de mai sus), gradul de rudenie / afiliere / tip înrudire spirituală / alianţă sau asociere cu persoana expusă public şi toate datele existente în această informare la punctul 4, de la lit. a) - lit. h);
i) date cu caracter special: originea rasială sau etnică, expunerea politică, religioasă, calitatea de membru al unui partid politic, al unui cult religios şi calitatea de membru al unui sindicat;
j) date cu privire la imaginea publică: datele menţionate anterior la lit. a) – h) apărute în spaţiul public (web/pagină de internet, blog, profiluri şi conturi existente în platforme social-media (Meta, LinkedIn, YouTube, Twiter, Telegram, presă scrisă, TV, radio, altele), opinii personale, recenzii, critici sau altele asemenea;
Datele cu caracter personal vor fi păstrate în calitatea noastră de entitate raportoare conform cu obligaţia de a păstra în format letric sau în format electronic, într-o formă admisă în procedurile judiciare, toate înregistrările obţinute prin aplicarea acestor măsuri (cum ar fi copii ale documentelor de identificare), ale monitorizărilor şi verificărilor efectuate, inclusiv şi dacă sunt disponibile, ale informaţiilor obţinute prin mijloacele de identificare electronică, pe toată perioada de desfășurare a relației de afaceri și ulterior pentru o perioadă de 5 ani de la data încetării relaţiei de afaceri ori de la data efectuării tranzacţiei ocazionale.
Extinderea perioadei de păstrare a documentelor se va face pentru îndeplinirea obligaţiei legale, cu perioada indicată de autorităţile competente, fără ca această prelungire să poată depăşi încă 5 ani.
Avem obligaţia de a şterge datele cu caracter personal la expirarea duratei legale de păstrare menţionată de Legea nr. 129/2019, cu modificările şi completările ulterioare, cu excepţia situaţiilor în care alte dispoziţii legale impun păstrarea în continuare a datelor.
5. În plus şi în completarea scopurilor arătate anterior, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal şi în următoarele scopuri ulterioare şi/sau subsecvente, dacă şi după cum va fi cazul:
a) pentru respectarea normelor legale ce reglementează diferite segmente ale activităţii noastre, cum sunt: obligaţiile de raportare către autorităţile și instituțiile publice, obligaţiile în materie financiar contabilă, obligaţii în materie de audit, sănătate şi securitate în muncă, pază şi protecţie, obligaţiile de înregistrare şi utilizare a sistemului de facturare electronică, precum și orice alte obligații care pot deriva din actele normative aflate în vigoare la un moment dat și care ne sunt aplicabile. Datele prelucrate în acest scop pot include datele de identificare: nume, prenume, datele de contact, datele privind calitatea dumneavoastră în contracte sau acte juridice, poziţia sau funcţia deţinută în cadrul entităţii juridice pe care o reprezentaţi sau pentru care acţionaţi, codul de identificare fiscală propriu (CIF/NIF), domiciliul, adresele de poştă electronică. Prelucrarea datelor dumneavoastră în acest caz se face având ca temei îndeplinirea unei obligaţii legale, conform art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD, cumulat cu interesul legitim al Societăţii conform art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD.
Perioada de păstrare a datelor prelucrate în aceste scopuri şi care sunt înscrise pe orice document intern sau extern se păstrează în arhivă timp de 10 ani, perioadă calculată de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii ultimului exerciţiu financiar în care au fost utilizate, astfel: o perioadă de 5 ani pentru respectarea obligaţiei legale de păstrare conform art. 25 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările ulterioare, la care adăugăm încă o perioadă de 3 ani pentru respectarea termenului general de prescripţie, urmată de încă o perioadă de 2 ani în considerarea interesului legitim al entităţii de a păstra documentele pentru analiza gestionării arhivelor.
Pentru documentele care se încadrează în alte categorii, conform punctului 1 sau 2 de mai sus, perioadele de păstrare vor fi cele menţionate la aceste categorii.
b) pentru exercitarea şi apărarea drepturilor noastre în faţa autorităţilor publice şi a instanţelor de judecată, arbitraj sau orice altă procedură extrajudiciară şi pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public, conform art. 6, alin. (1), lit. c) şi f) din RGPD.
În funcție de situația concretă, datele cu caracter personal vor fi păstrate conform termenelor de păstrare de mai sus calculate de la data finalizării oricărei proceduri de control administrativ, judiciară sau extrajudiciară, în care au fost utilizate documentele respective.
c) pentru gestionarea sistemelor IT (tehnologia informaţiei), cum ar fi asigurarea mentenanței și realizarea auditurilor şi testelor de securitate asupra reţelelor noastre IT, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD, în vederea atingerii interesului nostru legitim de a ne asigura securitatea şi buna funcționare a sistemelor IT şi a întregii infrastructuri.
Datele cu caracter personal existente în sistemele noastre IT vor fi păstrate conform termenelor stabilite în funcţie de scopul principal al prelucrării, aşa cum este menţionat în prezenta informare.
d) pentru efectuarea înregistrărilor contabile, potrivit obligațiilor legale ale Societății prevăzute de Codul Fiscal, Legea contabilității nr. 82/1991 și de legislația conexă incidentă.
Datele cu caracter personal existente în aceste documente vor fi păstrate conform termenelor stabilite în funcţie de scopul principal al prelucrării, aşa cum este menţionat în prezenta informare, sau conform legii.
e) pentru arhivare fizică și/sau electronică a documentelor şi corespondenței, opţiunilor de consimţământ, respectiv a documentelor gestionate în cursul negocierii, încheierii și/sau executării contractului/actului juridic, conform art. 6 alin. 1 lit. f) din RGPD şi în scopul menţinerii arhivelor la dipoziţia autorităţilor, conform cu prevederile Legii nr. 16/1996 a arhivelor, modificată şi completată, şi Legii nr. 129/2019, datele se păstrează conform termenelor şi obligaţiilor de păstrare din prezenta informare.
- Refuzul dumneavoastră de a furniza datele cu caracter personal
Refuzul dumneavoastră de a furniza datele cu caracter personal conduce la imposibilitatea derulării unor operaţiuni comune între entităţile partenere, inclusiv imposibilitatea negocierii, încheierii şi executării contractelor.
- Dezvăluirea sau transmiterea datelor dumneavoastră către terţi
1. În situaţii temeinic justificate, pentru scopurile mai sus detaliate, AVT poate dezvălui datele dumnevoastră cu caracter personal către terţi, respectiv către:
a) Producătorul mărcilor Mitsubishi, pentru respectarea contractelor încheiate de noi şi către societăţile din cadrul Ţiriac Group, inclusiv acţionarii acestora şi/sau asociaţii în capitalul social, pentru dezvoltarea activităților de business ale Grupului Ţiriac, pentru audituri de orice fel, pentru întocmirea situaţiilor financiare consolidate, prestarea serviciilor de către companiile partenere sau, la cererea dumneavoastră, pentru a răspunde la întrebări, solicitări sau comentarii;
b) instanţe judecătoreşti sau arbitrale şi/sau alte autorităţi publice, legat de activitatea acestor autorități în măsura în care transmiterea datelor este impusă de lege și/sau este necesară în caz de litigiu sau de soluţionare a unei dispute, precum şi în cazul unor controale în care avem obligaţia de a le pune la dispoziţie (spre exemplu, autorități fiscale, ANSPDCP, altele);
c) avocaţi, specialişti din domeniile audit, juridic, consultanţă fiscală, protecţia datelor, pentru dezvoltarea activităților de business sau la cererea dumneavoastră, pentru a răspunde la întrebări, solicitări sau comentarii, sau, după caz, dacă acești furnizori de servicii derulează activități de prelucrare de date personale ca împuterniciți ai noștri, cu respectarea condițiilor și garanțiilor legale;
d) terţe părţi indicate expres de dumneavoastră;
e) furnizorii noştri de servicii (de exemplu, responsabilul cu protectia datelor externalizat, furnizorii de servicii de pază și protecție, furnizorii de servicii de traducere, servicii de asigurare, servicii cloud, servicii IT şi de mentenanţă a sistemelor IT, furnizorii unor sisteme informatice, furnizorii unor servicii de arhivare, etc), pentru dezvoltarea activităților noastre de business sau la cererea dumneavoastră, pentru a răspunde la întrebări, solicitări sau comentarii, sau, după caz, dacă acești furnizori derulează activități de prelucrare de date personale ca împuterniciți ai noștri, cu respectarea condițiilor și garanțiilor legale;
f) terți achizitori, în măsura în care activitatea AVT ar fi transferată (în totalitate sau parțial) către o altă entitate, iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții, în temeiul unui interes legitim de dezvoltare și adaptare a activităților noastre de business.
Divulgarea datelor dumneavoastră cu caracter personal către furnizorii noștri de servicii care acționează în calitate de persoane împuternicite de operator, sunt limitate la informațiile strict necesare pentru prestarea respectivelor servicii, acești furnizori având obligația stabilită contractual de a nu utiliza datele cu caracter personal prelucrate în numele nostru în niciun alt scop.
2. Ca regulă, nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spaţiului Economic European, respectiv în ţări care nu sunt agreate ca asigurând un nivel adecvat de protecţie a datelor. În situaţii de excepţie şi doar dacă este necesar, transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara zonei descrise anterior se va face doar cu aplicarea unor garanții și măsuri de protecţie adecvate conform prevederilor legale specifice în materia protecţiei datelor cu caracter personal şi cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.
- Drepturile dumneavoastră cu privire la datele cu caracter personal
Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi cu privire la datele dvs. cu caracter personal:
a. Dreptul de acces la date
Prin exercitarea acestui drept puteți obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, precum și o copie a acestora și furnizarea de informații despre condițiile de prelucrare. Răspunsul la cererea de acces vi se va transmite într-o perioadă de maxim o lună de la data solicitării, iar în condiţii speciale acest termen va putea fi extins până la două luni, situaţie în care vă vom informa cu privire la prelungire.
b. Dreptul la rectificarea datelor
Prin exercitarea acestui drept puteți solicita rectificarea/corectarea şi/sau completarea fără întârzieri nejustificate a datelor cu caracter personal inexacte și/sau incomplete. Vă rugăm să aveți în vedere că orice rectificare se va putea face într-o perioadă de maxim o lună de la data solicitării, iar în condiţii speciale acest termen poate fi extins la maxim două luni, situaţie în care vă vom informa cu privire la prelungire. În acest sens, este posibil să vi se solicite completarea unui formular sau comunicarea unor documente necesare pentru efectuarea rectificării ori actualizării. Dacă observaţi că unele dintre datele dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil, la adresa de e-mail dataprotection@mitsubishi-motors.ro. De asemenea, putem să vă solicităm din proprie iniţiativă confirmarea datelor dumneavoastră, pentru respectarea obligaţiei noastre legale de a prelucra date corecte şi exacte.
c. Dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat
Aveți dreptul de a ne cere, iar noi avem obligația de a șterge fără întârzieri nejustificate datele cu caracter personal prelucrate, în următoarele cazuri:
(i) datele dumneavoastră cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
(ii) v-ați retras consimțământul în baza căruia are loc prelucrarea, în conformitate cu art. 6, respectiv art. 9 din RGPD și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare;
(iii) vă opuneți prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (1) din RGPD şi nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce priveşte prelucrarea sau vă opuneți prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (2) din RGPD;
(iv) datele dumneavoastră cu caracter personal ar fi fost prelucrate de noi în mod nelegal;
(v) datele dumneavoastră cu caracter personal trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale care ne revine în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidenţa căruia ne aflăm.
Putem refuza cererea de ștergere a datelor în următoarele situaţii:
(i) prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale aplicabile; cererea de ştergere vizează date cu caracter personal referitoare la persoana vizată care au fost furnizate de către aceasta în vederea executării unui contract cu AVT, în măsura în care şi atât timp cât datele respective sunt necesare pentru executarea contractului, pentru îndeplinirea unei obligaţii legale sau pentru alte scopuri legitime;
(ii) prelucrarea este necesară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în condițiile RGPD, în măsura în care exercitarea dreptului poate face imposibilă sau poate să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective;
(iii) prelucrarea este necesară pentru proceduri administrative, judiciare, extrajudiciare, cum ar fi: constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
d. Dreptul la restricționarea prelucrării
„Restricționare” înseamnă că – exceptând stocarea – datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi păstrate, dar pot fi prelucrate numai cu consimțământul dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în proceduri administrative, judiciare sau extrajudiciare sau pentru protecția drepturilor altei persoane fizice sau juridice ori din motive de interes public al UE sau al unui stat membru al UE.
Acest drept se aplică în cazul în care:
(i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor cu caracter personal, iar restricţionarea se aplică pentru o perioadă necesară rectificării;
(ii) prelucrarea este nelegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrării;
(iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal, dar dumneavoastră solicitați să vă fie păstrate pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în proceduri administrative, judiciare sau extrajudiciare;
(iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dumneavoastră.
e. Dreptul de a vă opune prelucrării
Aveți dreptul ca, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, să vă opuneți prelucrării efectuate pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau în scopul intereselor legitime urmărite de noi sau de o parte terţă, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datele dumneavoastră care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în proceduri administrative, judiciare sau extrajudiciare. Vă rugăm totodată să aveți în vedere că vă puteți opune în orice moment, în mod gratuit și fără nici o justificare, ca datele care vă vizează să fie prelucrate în scop de marketing direct.
f. Dreptul la portabilitate
Semnifică dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile arătate, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a cere să trimitem aceste date unui alt operator (doar dacă aceasta transmitere este fezabilă din punct de vedere tehnic), în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract și prelucrarea este efectuată prin mijloace automate.
g. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată
Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv pe profilare, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod semnificativ, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului sau este permisă de lege sau are la bază consimțământul dumneavoastră explicit.
h. Dreptul de a vă retrage consimțământul
Acest drept este aplicabil în cazul în care datele dumneavoastră se prelucrează ca urmare a consimțământului exprimat, situație în care aveţi posibilitatea în orice moment să transmiteţi un e-mail la adresa dataprotection@mitsubishi-motors.ro prin care să ne anunţaţi că nu mai sunteţi de acord cu prelucrarea datelor personale. Retragerea consimțămăntului privind prelucrarea datelor dvs. personale are ca efect încetarea prelucrării în scopul pentru care a fost necesar consimţământul. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
Cu excepţia dreptului de a formula o plângere la instanță și/sau în faţa Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate iniţial prin trimiterea unei solicitări scrise la datele de contact indicate în această informare.
În cazul în care considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră este efectuată cu încălcarea legislației în vigoare sau dacă, după primirea răspunsurilor noastre, considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal nu au fost tratate corespunzător şi în conformitate cu legea, aveți și următoarele drepturi, opţional:
- dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, sediu: București, Bdul Gen. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, CP 010336; Telefon: +40.318.05.92.11, Fax: +40.318.05.96.02 email: anspdcp@dataprotection.ro, website: www.dataprotection.ro);
- dreptul de a formula o acțiune în justiție.
Vă rugăm să aveți în vedere că, dacă avem dubii cu privire la identitatea solicitantului ca persoană vizată, putem solicita informaţii suplimentare pentru confirmarea identităţii.
De asemenea, vă rugăm să aveți în vedere că, dacă prelucrarea anumitor date cu caracter personal este impusă de lege sau reprezintă o cerință necesară pentru perfectarea contractului, fără această prelucrare (inițială sau survenită ulterior prin exercitarea drepturilor dvs.) putem fi în imposibilitatea prestării/livrării serviciului/bunului sau informaţiilor solicitate.
- Stocarea datelor cu caracter personal
Găzduirea și stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal are loc pe staţii locale şi servere din România şi la furnizorii de servicii cloud din Europa.
Stocarea datelor este facută şi la furnizorii de servicii de programe şi aplicaţii din România şi/sau din Europa, în programele şi aplicaţiile pe care le utilizăm în activitatea curentă, furnizate şi/sau dezvoltate şi/sau implementate pe staţiile locale ale personalului nostru sau la furnizori, dar este posibil ca acestea să fie stocate şi pe stațiile de lucru și serverele locale din sediul și punctele noastre de lucru.
Vă asigurăm că depunem toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii, accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau ştergerii neautorizate, precum şi a altor riscuri similare, aplicate pentru toate modurile de stocare descrise anterior.
- Luarea deciziilor în mod automat și crearea de profiluri în mod automat
Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese automatizate.
ASIAN VEHICLES TRADING S.R.L.
Data: 09.01.2024