NOTĂ DE INFORMARE privind prelucrarea datelor cu caracter personal aparținând reprezentanţilor partenerilor contractuali

I.INTRODUCERE

Prezenta Nota de Informare vă oferă detalii cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul negocierii, încheierii și executării unui contract între entitatea pe care o reprezentanți și Asian Vehicles Trading, conform dispozițiilor art. 13, respectiv art. 14 din Regulamentul General privind Protecția Datelor (denumit în continuare „RGPD”).

II. OPERATORUL DE DATE CU CARACTER PERSONAL

Asian Vehicles Trading S.R.L., cu sediul social în București, Strada Emanoil Porumbaru nr.85-87, sector 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2003008294406 (denumită în continuare „Asian Vehicles Trading”) acționează în calitate de operator de date cu caracter personal.

III. DATE DE CONTACT

Pentru informații suplimentare cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, responsabilul nostru cu protecţia datelor poate fi contactat astfel:

ITH Management Office SRL

• poştă, la adresa: Şoseaua Nordului nr. 24-26, Sector 1, Bucureşti

• e-mail la adresa: dataprotection@mitsubishi-motors.ro

• telefon la: 004 021 4312149

IV. SURSA DATELOR

Datele sunt colectate direct de la dumneavoastră sau de la entitatea pe care o reprezentați, în contextul interacțiunilor dintre aceasta și Asian Vehicles Trading.

V. DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE. SCOPURI ȘI TEMEIURI

1. Datele cu caracter personal prelucrate

a. Date de identificare: numele, prenumele, semnătur, alți identificatori unici necesari pentru respectarea cerințelor legale aplicabile

b. Date de contact: adresa de e-mail, numărul de telefon

c. Date privind entitatea reprezentată: denumirea companiei, funcţia în cadrul entității, date privind contractul

2. Scopurile și temeiurile prelucrării

a. Gestionarea relației precontractuale și contractuale, incluzând activități precum inițierea contactului, evaluarea și selecția furnizorilor/partenerilor, întocmirea și semnarea contractului, transmiterea și primirea documentelor necesare, gestionarea comunicărilor operaționale.

Temeiul prelucrării este reprezentat de interesul nostru legitim de a încheia și executa un contract, de a asigura relații contractuale eficiente, conforme și de încredere, respectiv de a gestiona relațiile cu furnizorii/partenerii (art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD).

b. Efectuarea operațiunilor financiar-contabile, inclusiv emiterea și procesarea facturilor

Temeiul prelucrării este reprezentat de îndeplinirea unei obligaţii legale, constând în legislația financiar-contabilă (art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD) sau, după caz, de interesul legitim de a respecta anumite cerințe legale care implică în mod indirect și prelucrarea datelor cu caracter personal (art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD).

c. Respectarea normelor legale ce reglementează diferite segmente ale activităţii noastre, precum obligaţiile de raportare către autorităţile și instituțiile publice, obligaţii în materie de audit, precum și orice alte obligații care pot deriva din actele normative aflate în vigoare la un moment dat și care ne sunt aplicabile.

Temeiul prelucrării este reprezentat de îndeplinirea unei obligaţii legale (art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD) sau, după caz, de interesul legitim de a respecta anumite cerințe legale care implică în mod indirect și prelucrarea datelor cu caracter personal (art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD).

d. Exercitarea şi apărarea drepturilor noastre în faţa autorităţilor publice şi a instanţelor de judecată, arbitraj sau orice altă procedură.

Temeiul prelucrării este reprezentat de interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile și interesele (art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD).

e. Gestionarea sistemelor, rețelelor și echipamentelor, respectiv asigurarea securității și mentenanței acestora, atunci când este cazul.

Temeiul prelucrării este reprezentat de interesul nostru legitim de a eficientiza activitatea operațională și de a proteja informațiile și datele cu caracter personal, precum și de a asigura funcționarea sistemelor, echipamentelor și rețelelor (art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD).

f. Arhivarea fizică și/sau electronică a documentelor şi corespondenței, respectiv a documentelor gestionate în cursul negocierii, încheierii și/sau executării contractului/actului juridic.

Temeiul prelucrării este reprezentat de îndeplinirea unei obligaţii legale, cum ar fi cele care derivă din Legea nr. 16/1996 a arhivelor (art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD) sau, după caz, de interesul legitim de a respecta anumite cerințe legale care implică în mod indirect și prelucrarea datelor cu caracter personal (art. 6, alin. (1), lit. f) din RGPD).

g. Efectuarea raportărilor interne

Temeiul prelucrării este reprezentat de interesul nostru legitim de a eficientiza activitatea operațională, de a monitoriza și evalua performanța organizațională, de a sprijini procesul decizional prin analiza informațiilor de afaceri, precum și de a asigura conformitatea cu politicile interne și reglementările aplicabile (art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD).

VI. DESTINATARII DATELOR

Datele cu caracter personal vor putea fi dezvăluite, strict în măsura în care este necesar pentru scopurile detaliate anterior sau în cazurile în care acest lucru este cerut de lege, către următoarele categorii de destinatari care pot avea calitatea de operatori independenți, operatori asociaţi sau persoane împuternicite de operator, după cum urmează:

a. furnizorii noștri de servicii, precum: servicii de consultanță și gestionare a afacerii, servicii financiare și de contabilitate, servicii de audit, sericii de comunicare, servicii privind responsabilul cu protecția datelor, servicii de arhivare, servicii de curierat, inclusiv furnizarea de sisteme informatice și servicii de mentenanță;

b. instanţe judecătoreşti sau arbitrale şi/sau alte autorităţi publice, legat de activitatea acestor autorități în măsura în care transmiterea datelor către acestea este impusă de lege și/sau este necesară în caz de litigiu sau de soluţionare a unei dispute, precum şi în cazul unor controale sau cereri legale în care avem obligaţia de a le pune la dispoziţie;

c. avocaţi, specialişti din domeniile audit, juridic, consultanţă fiscală etc.;

d. terţe părţi indicate expres de dumneavoastră;

e. terți achizitori, în măsura în care activitatea Asian Vehicles Trading ar fi transferată (în totalitate sau parțial) către o altă entitate, iar datele cu caracter personal ale persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții, în temeiul unui interes legitim de dezvoltare și adaptare a activităților noastre de business.

VII. TRANSFERURI CĂTRE ȚĂRI TERȚE ȘI ORGANIZAȚII INTERNAȚIONALE

Ca regulă, nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spaţiului Economic European, respectiv în ţări care nu sunt agreate ca asigurând un nivel adecvat de protecţie a datelor. În situaţii de excepţie şi doar dacă este necesar, transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara zonei descrise anterior se va face doar cu aplicarea unor garanții și măsuri de protecţie adecvate conform prevederilor legale specifice în materia protecţiei datelor cu caracter personal şi cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.

Cu titlu de exceptie, datele pot fi transferate catre Producatorul autovehiculelor Mitsubishi Motors Corporation cu sediul în 1-21，Shibaura 3chome，Minato-ku，Tokyo，108-8410. Acest transfer indeplineste cerintele prevazute de art. 44 si urmatoarele din GDPR, avand in vedere Decizia Comisiei Europene din data de 23 January 2019 privind caracterul adecvat al nivelului de protectie oferit de Japonia, adoptata conform art. 45 din GDPR. Aceasta decizie poate fi consultata accesand site-ul Comisiei Europene: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en

VIII. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ

Cu excepţia situaţiilor în care legea română sau RGPD prevede contrariul, aveţi următoarele drepturi:

1. Dreptul de a fi informat, conform art. 13 și art. 14 din RGPD, aşa cum se întâmplă în acest document.

2. Dreptul de acces, conform art. 15 din RGPD.

3. Dreptul la rectificare, conform art. 16 din RGPD.

4. Dreptul la ștergerea datelor/dreptul de a fi uitat, conform art. 17 din RGPD.

5. Dreptul la restricționarea prelucrării, conform art. 18 din RGPD.

6. Dreptul la portabilitatea datelor, conform art. 20 din RGPD.

7. Dreptul la opoziţie, conform art. 21 din RGPD.

8. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, incluziv creării de profiluri, conform art. 22 din RGPD. Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta notă de informare nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate.

9. Dreptul de a depune plângere în fața autorității de supraveghere, conform art. 13 alin. (2) lit. d) și art. 14 alin. (2) lit. e) din RGPD.

Fără a vă afecta dreptul de a contacta în orice moment ANSPDCP, vă rugăm să ne contactați în prealabil, în legătură cu exercitarea drepturilor menționate mai sus.

Dacă considerați că nu v-am rezolvat toate solicitările sau nu sunteți mulțumit de răspunsurile noastre, puteți contacta ANSPDCP, pentru a depune o plângere folosind următoarele date de contact:

· sediu: București, Bdul Gen. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, CP 010336

· telefon: +40.318.05.92.11

· fax: +40.318.05.96.02

· e-mail: anspdcp@dataprotection.ro

· website: www.dataprotection.ro

sau vă puteți adresa cu o plângere instanţei de judecată competente.

IX. PERIOADA DE RETENȚIE

Vă informăm de faptul că datele cu caracter personal sunt prelucrate pe toată durata negocierii sau executării contractului, respectiv pe durata termenelor prevăzute de legile aplicabile, cum ar fi, dar fără a ne limita la legislația financiar- contabilă, după care, acestea vor fi arhivate pe durata termenului general de prescripție, iar ulterior vor fi șterse/distruse din baza noastră de date.